Funciones Específicas de Recepcionistas y Asistentes Administrativos

Deben posicionar a este rol como la "cara visible" y el primer filtro de la experiencia del cliente. En un entorno exclusivo, la atención no es meramente transaccional; debe ser hospitalaria, personalizada, ágil y resolutiva, anticipándose a las necesidades de socios, deportistas y organizadores corporativos.

A continuación, se detallan las funciones, el perfil y los estándares operativos del puesto.

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1. Perfil del Puesto y Requisitos de Ingreso

• Denominación del puesto: Recepcionista y Asistente Administrativo/a (Nivel Premium).

• Dependencia: Gerencia General / Dirección de Operaciones del Complejo.

• Perfil general: Persona con excelente presencia, dicción impecable, marcada orientación al cliente, alta capacidad multitarea (multitasking) y manejo de la inteligencia emocional para la resolución de conflictos con elegancia y diplomacia.

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• Requisitos excluyentes:

• Experiencia mínima de 2 años en atención al cliente de alto nivel, hotelería boutique, clubes exclusivos o centros corporativos.

• Dominio avanzado de herramientas informáticas (sistemas de reservas de canchas, software de gestión de socios, Excel avanzado, Google Workspace).

• Idiomas: Inglés fluido (excluyente, dado el perfil corporativo o extranjero de muchos complejos premium) y se valora un tercer idioma (portugués).

• Secundario completo (estudios terciarios o universitarios en Administración de Empresas, Hotelería, Relaciones Públicas o Turismo).

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2. Descripción de Funciones y Áreas de Responsabilidad

• A. Gestión de Reservas y Check-in (Experiencia del Cliente)

• Atención y reservas multicanal: Administración de la agenda de canchas (césped sintético o natural de última generación), torneos internos y eventos corporativos a través del software del complejo o plataformas digitales.

• Bienvenida "Concierge": Recibimiento personalizado a los jugadores al ingresar al complejo, guiándolos hacia sus respectivos vestuarios o zonas técnicas asignadas, y ofreciendo asistencia durante toda su estadía.

• Gestión de cancelaciones y lista de espera: Optimización del uso de las instalaciones mediante una administración dinámica de los horarios pico y la gestión eficiente de cancelaciones.

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• B. Administración, Facturación y Control de Caja

• Cobros y transacciones: Manejo de POSNET para tarjetas de crédito/débito nacionales e internacionales, plataformas de pago digital y control de caja chica. Emisión de facturas (A y B) y tickets correspondientes.

• Venta cruzada (Upselling): Promoción y comercialización de servicios adicionales de alto valor (alquiler de petos, pelotas de gama profesional, contratación de árbitros oficiales, hidratación premium o merchandising oficial).

• Control de cuentas corrientes y abonos: Administración de los abonos mensuales de socios, corporaciones o escuelas de fútbol asociadas al complejo.

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• C. Coordinación Operativa y Logística Interna

• Enlace con áreas operativas: Comunicación fluida mediante radio o mensajería interna con el equipo de mantenimiento de canchas y el personal de limpieza, garantizando la puntualidad en los cambios de turno y la impecabilidad de los vestuarios.

• Coordinación de Tercer Tiempos y Eventos: Articulación con el área de gastronomía/quinchos para asegurar reservas de mesas post-partido y la correcta atención de agasajos corporativos.

• Control de accesos y seguridad: Monitoreo del ingreso de visitantes, registro de proveedores y control general del flujo de personas para garantizar la exclusividad y privacidad del predio.

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• D. Atención de Reclamos y Soporte Administrativo

• Gestión de incidencias: Resolución inmediata de imprevistos (retrasos de turnos, fallas en la iluminación de canchas, inconvenientes de facturación) bajo una política de servicio orientado a la satisfacción total (customer satisfaction).

• Reportes gerenciales: Confección de informes diarios y semanales de ocupación de canchas, flujo de caja, métricas de satisfacción y control de asistencia del personal auxiliar.

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3. Protocolos Operativos y Estándares de Calidad (SOP)